有条件的档案库房应安装空调。档案库房要及时投放防虫，使用电子杀虫仪。档案室禁止存放食物，要安置一定数量的防鼠盒，及时投放灭鼠。档案室要远离污染区，周围有空气污染的，档案库房门窗要进行密封处理。库房有必要购置消毒机。对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案，建议配备防磁柜，要定期进行质量检查。地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。开向室外的门窗宜设置纱门、纱窗，外窗应具有较好的防尘功能。定期打扫室内卫生，清洗防尘网。档案阅览室要标识档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。使用计算机管理档案的单位，计算机应放在档案工作人员办公室。档案室柜子尺寸是根据所存放的档案类型不同来加工定做的。常用的档案柜包括：移动档案密集柜(标准规格：900*500*2300mm;可以存放六层标准A4档案盒袋)、铁皮档案柜(五节柜、两节柜、大门柜。

动轮采用高强度铸铁材料，传动机构转动灵活、平稳、强劲有力。每列柜体结构均装有制动装置，以保证查阅人员的人身。移动密集架各列架体之间装有强磁性橡胶密封条，顶部装有防尘板，底部装有防鼠装置，全拢后无间缝。标准(GB711-8等标准)生产的，标准柜体内有六层隔板：隔板间距可调，每组可放标准A4档案盒;xx数量。移动密集架搁板均匀承重不小于80kg。满负荷24小时后下挠度不大于2mm，卸载后自动恢复。每列设有限位、防倒及自锁装置。移动密集架具有可靠的中心直线度，佢体平稳轻便。采用方向盘折叠式曲柄摇把。荷载能力：>600kg/m3。柜体空间利用率：>80%。移动密集架机构式全自动脱挂驱动装置。链轮生产标准按GB1135-89和GB1244-84标准，均为机构加工而成，表面经发黑防锈处理。传动系统采用专用链条、双排列可调心滚动轴承。